SFAとは何か？導入前にチェックしておきたい4つのポイント

SFAとは？（概要）

SFAの概要を解説していきます。

SFAとは「Sales Force Automation（セールスフォースオートメーション）」の略語で、日本語では「営業支援システム」と呼ばれます。

英語の「sales force（セールスフォース）」は「営業部隊」、「Automation」は「自動化」という意味ですので、営業部隊を自動化して支援するシステムとイメージすると理解しやすいです。

SFAを活用することで、営業活動の記録・管理ができるようになります。
SFAに営業活動の記録をしていくことで、過去の商談履歴が見られるようになったり、営業目標に対しての進捗が可視化できます。

SFAは1993年にアメリカのシーベル・システムズ社が世界で最初に開発しました。
日本では2000年代にアメリカから輸入が始まり、2010年代から本格的に多くの企業で導入が進んでいます。

更に、昨今の働き方改革やコロナ禍でのリモートワーク普及により「営業活動の効率化・見える化」のニーズが大きくなりました。

そして、SFAと並列で語られることが多いのが「CRM」です。
CRMは「Customer Relationship Management（カスタマー・リレーションシップ・マネジメント）」であり、「顧客関係管理」と訳されます。
※参考：CRMとは何か？導入前にチェックしておきたい4つのポイント

SFAはCRMの一種であり、簡単に言うとSFAは「営業機能に特化したCRM」です。
また、昨今のCRMはSFAを標準搭載したものが多くなっています。

SFAを活用することで、営業組織の生産性向上・売上向上が実現できるのです。

なぜSFAが必要なのか？

SFAが必要とされる理由は、主に以下の２つです。

1. 営業活動の正確な把握
2. 営業組織の属人化から脱却

1. 営業活動状況の正確な把握

成果の上がらない営業組織では、各営業担当者の営業活動状況が見える化されておらず、正確な状況把握ができていないケースが多々見受けられます。

商談報告フォーマットが定まっていない・紙やExcelベースの管理でファイルが乱立していると、営業活動の実態が正しく把握できません。

営業の生産性・売上の向上には営業組織のすべての商談履歴・顧客関係を把握することが必須です。

SFAを導入するとすべての商談履歴・顧客関係の見える化が可能です。

実際に、SFAを導入した企業の営業担当者は顧客との商談記録をSFAに入力することになります。
バラバラに保存されていた商談のデータをSFAで一元管理することで、営業担当者・営業責任者（管理者）は顧客とのやり取りの記録をすぐに確認することが可能です。

2. 営業組織の属人化から脱却

一部のハイパフォーマーに依存した営業組織は健全ではありません。
ハイパフォーマー頼みの状態が続くと、ハイパフォーマーが退社した際のマイナス影響が大きくなります。

SFAを導入・活用することで、属人化した営業組織から脱却できます。
SFAで営業活動にかかわるデータを数字で見える化した上で「ハイパフォーマーはいつどのような顧客セグメントにどれくらいアプローチしているか？」「各商談でのヒアリング項目やネクストアクションは何か？」を営業組織のナレッジとして蓄積・共有するのです。

その結果、営業組織レベルの底上げが実現し、「誰が入ってきてもある程度売れるようになる」健全な営業組織づくりや新人のオンボーディング期間の短縮が可能になります。

SFA導入のメリット

SFA導入のメリットは以下の4つです。

1. 売上予測の精度向上
2. 商談報告のコミュニケーション工数削減
3. 顧客トラブルの防止
4. 属人化しない健全な営業組織構築

1. 売上予測の精度向上

SFAを活用することで、売上予測の精度向上が可能です。

営業担当者は各商談の受注見込み金額・受注確率・受注予定月・ネクストアクションなどの情報を入力します。

これらの情報は、SFAの代表的な機能であるダッシュボード^※機能に集約され、営業責任者は各営業担当者がいつどのくらい売上を計上するかをダッシュボード上で把握できるようになるのです。

※システム内に存在するデータを集約し、グラフや図で可視化するツール

2. 商談報告のコミュニケーション工数削減

SFAの活用は商談報告のコミュニケーションコストの削減に繋がります。

営業責任者と営業担当者の「あの商談、どうだった？」「どうなっている？」のやり取りは一定の時間コストがかかるものです。

SFAを使えば、営業担当者に商談状況を聞かなくても、いつでもどこでも状況を把握できます。注力すべき商談の詳細だけを営業担当者にヒアリングすれば良いのです。

更に、SFAはスマートフォンからもアクセス可能なものが多く、外出先で商談後すぐに記録すると、営業責任者は営業担当者が会社に戻らなくとも商談情報をチェックできます。

3. 顧客トラブルの防止

SFAを活用することで顧客トラブルを未然防止できます。

営業担当者にとって、過去の商談記録を1つ1つ記憶しておくことはかなり大変です。SFAに商談データを入力しておくと、SFAさえ見れば過去の商談データがすべて載っているため抜け漏れを防ぎ、適切な提案が可能となります。

SFAの中には電話・メールアプリと連携すると、自動的に電話・メールの記録が残る機能もあるため、商談だけでなくあらゆる顧客接点を可視化できるのです。

4. 属人化しない営業組織構築

SFAはハイパフォーマーに依存した営業組織から属人化しない健全な営業組織の構築をサポートします。

SFAのダッシュボード機能を活用すれば、ハイパフォーマーとローパフォーマーの行動量・質の違いの見える化が可能です。例えば、ダッシュボードで電話からアポイントの獲得率が高いハイパフォーマーを特定し、ハイパフォーマーのトークスクリプトを他メンバーに共有すると営業組織の全体的なレベルアップになります。

このようなハイパフォーマーの行動特性の把握 → チームメンバーへの共有を繰り返し行うと、営業組織の属人化から脱却できます。

また、副次的な効果としてSFAは教育コストの削減に貢献します。ハイパフォーマーの行動特性が言語化できれば、新人のオンボーディング期間の削減に繋がるからです。

SFAの利用にあたり、気をつけなければならないポイント

SFAの利用にあたり注意すべきポイントは以下の3点です。

1. SFAは導入しただけでは定着しない
2. 適切な人員配置が必要
3. 記録ルールを作成・運用する

1. SFAは導入しただけでは定着しない

SFAは導入がゴールではありません。SFAを導入したにも関わらず活用しきれていない企業は多くあります。

導入をゴールに設定してしまうとSFAが活用されず管理が煩雑となり、むしろ導入前よりも管理・運用の手間が増えてしまいます。導入前にSFAベンダーに相談し、定着までのガイドラインを敷くと良いでしょう。

2. 適切な人員配置と役割分担が必要

SFAの活用定着には適切な人員配置・役割分担が欠かせません。
具体的な役割としては以下があります。

役割	詳細
営業責任者	ダッシュボードを活用し営業状況を経営層へ報告・システム管理者と連携し入力ルールの決定
営業担当者	SFAへの商談情報入力
システム管理者	システム整備・基幹システムとの連携
データマネジメント担当者	入力データの整備や重複データのクレンジング

特に昨今は入力データの整備を行うデータマネジメント担当者の重要性が高まってきています。
然るべき人員を配置し、責任の所在を明確にすることでSFAの価値を十分に発揮できるのです。

3. 運用ルールを作成・運用する

運用ルールの存在がSFAの定着を左右します。

SFAをこれから導入する、または導入していても塩漬け状態になっている企業の方は以下を意識すると良いでしょう。

・営業責任者と記録ルールを作成・共有
・営業担当者がルールに従って、すべての商談情報をSFAに入力する
・SFAへの商談情報入力を評価制度へ組み込む

重要なのは、営業組織内でいかに「SFAに情報を入力するのが当たり前」である意識がなされているかです。

まずは取り組みやすいルールから決めて、PDCAを回しながら徐々に運用を洗練させていくのがおすすめです。